Comment présenter un courriel officiel en anglais

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Comment présenter un courriel officiel en anglais 

 

Dans un monde sans cesse plus internationalisé, l’échange de courriels en anglais devient fréquent de devoir écrire un courriel en anglais.

Imaginons, par exemple, que nous devions nous enquerrir d’un paquet qui nous vient des Etats-Unis. Ou que nous devions demander des informations sur une université étrangère, ou nous renseigner sur le programme Erasmus…

 

Il existe des tas de raisons pour que nous soyons dans l’obligation d’envoyer un courrier postal ou électronique en anglais.

C’est pour cela que nous vous proposons un petit guide pour présenter un courriel en anglais de manière rapide et efficace.

 

Dans tous les cas, si vous voulez vraiment apprendre à écrire correctement dans une langue étrangère, le mieux est de vous inscrire à un cours.

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Allons-y !

 

Salutations

 

Il existe de nombreuses manières d’entrer en matière lors que l’on rédige une lettre. Elles sont au choix formelles ou non.

 

Il convient tout d’abord de prendre en compte le niveau de convenances nécessaire à votre propre situation.

 

Salutations formelles

 

Si vous connaissez le nom de l personne a1 laquelle vous écrivez,  vous pouvez commencer votre courriel par :

 

Dear Mr (s’il s’agit d’un homme)

Dear Mrs (s’il s’agit d’une femme mariée)

Dear Miss (s’il s’agit d’une jeune-femme)

Dear Ms (si vous ne connaissez pas l’état civil de votre interlocuteur)

 

Faites toujours suivre par le nom de votre interlocuteur et une virgule.

 

 

 

Par exemple :

 

Dear Mr Merret,

Dear Mrs Nicholls,

Dear Miss Jones,

Dear Ms Shepherd,

 

Structure

 

Qu’il s’agisse d’une lettre ou d’un courriel, il y a toujours quatre parties : « Objet », « Introduction », “Corps de lettre » y « Conclusion ».

Nous allons les étudier un par un.

 

Objet (“Subject”)

 

L’objet de votre courriel doit être direct, concis et formel.

Votre interlocuteur doit être en mesure de comprendre de quoi il s’agit avant même de lire le corps du courriel.

 

Introduction (« Introduction »)

 

Il faudra d’abord vous présenter avant d’expliquer brièvement la raison de votre courriel.

D’ordinaire, à l’écrit, il est d’usage d’utiliser le present continuous plutôt que le present simple.

Voici quelques expressions utiles :

 

I am writing in reply to your e-mail regarding your …

 

Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment …

 

I am contacting you to…

 

I reply to your advertisement for…

 

 

Corps de lettre (« Body »)

 

Là encore, il faut aller au plus simple : se contenter de phrases courtes, divisées en paragraphes de cinq lignes au plus.

Il s’agit d’utiliser un vocabulaire précis. Lorsqu’on écrit dans une langue étrangère, mieux vaut utiliser ce que l’on connait afin de e pas risquer de faute de sens.

Mieux vaut aussi éviter les sigles et abréviations à moins que votre courriel ne soit vraiment tout-à-fait informel.

Voici quelques exemples de phrases que vous pouvez utiliser :

 

Sorry to hear about…

 

Please, could you…?

 

Can I have…?

 

 

Conclusion (« Conclusion »)

 

Vous trouverez ci-dessous une liste non-exhaustive des formules les plus communes pour clore efficacement un courriel :

 

Thanks for your attention

 

Thank for your help

 

Please let me know if you have any questions or concerns

 

I look forward to hearing from you

 

 

Salutations finales

 

Best regards,

 

ou bien

 

Kind regards,

 

Cheers,

 

Regards,

 

Nous espérons que cet articles vous aura été utile.

Surtout, souvenez-vous : simplicité et concision !

 

Traduit de l’espagnol par Dorice Carlier

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